De nieuwe Code E-mail: klantgerichtheid wint!

Sinds 1 januari 2012 is de nieuwe Code E-mail van kracht. Een belangrijke slag in de strijd tegen spammers. Met als winnaar de consument, maar ook de professionele en klantgerichte e-tailer. Hoewel sommige partijen zich beperkt zullen voelen in hun e-mailmarketing, is er eigenlijk alleen maar goed nieuws onder de zon voor u. Want hoe zinvol is het om mensen te mailen die toch niet op uw bericht zitten te wachten? Het zorgt voor irritatie, waardoor het uw merk ernstige schade berokkent. Zowel bij uw doelgroep als bij e-mailproviders.


Hoe zat het ook alweer?
In Nederland geldt een algeheel spamverbod, dankzij de Telecomwet uit 2009. Deze wet zegt dat bedrijven niet ongevraagd e-mails mogen versturen naar consumenten die geen klant zijn en naar andere zakelijke contacten. Kortom: elke verzender moet vooraf toestemming vragen aan de beoogde ontvanger om te communiceren via e-mail. Daarnaast gelden er eisen over de verzending, inhoud, het gebruik van bestanden en de afmeldprocedure. Deze wet uit 2009 is nu aangevuld en verduidelijkt in de nieuwe Code E-mail, die geldt vanaf 1 januari 2012.

De situatie anno 2012
Met de nieuwe gedragscode wint kwaliteit van kwantiteit. De code scheidt namelijk het kaf van het koren in de markt. Spammers – die communiceren door louter, ongevraagd, met hagel te schieten – worden immers aan banden gelegd. Deze partijen bezorgen e-marketing een slechte naam en laten de met spam overladen consument gefrustreerd achter. Kortom: de gedragscode is een zegen voor de goedwillende e-tailer die heel bewust en gericht zijn klanten wil benaderen. Met een database die minder vol zal zijn, maar wel bestaat uit alleen maar geïnteresseerde klanten en relaties. En dat werkt een stuk efficiënter. Én vriendelijker voor de consument, die zowel profiteert van gerichte en gewenste informatie als van een schonere mailbox.

Hoe voldoet u aan de Code E-mail? 
De gedragscode biedt u dus volop kansen. De vraag is hoe u het slimst omgaat met de nieuwe gedragscode zonder dat het u veel tijd kost. De hulp van een e-marketingbureau is hierbij van grote waarde. Bij de uitvoering van uw e-mailcampagnes zijn zij namelijk verplicht om de database te onderzoeken van waaruit zij namens u de mails verzenden. Desondanks ligt de verantwoordelijkheid van verzonden mails nog altijd bij u als adverteerder. Daarom is het raadzaam dat u zich de volgende richtlijnen van de Code E-mail eigen maakt.

  • Vraag altijd toestemming voor het verzenden van commerciële e-mail. Ook de eerste mail – met de vraag voor een opt-in voor uw nieuwsbrief – valt hieronder.
  • De ontvanger moet zelf actief toestemming geven voor het ontvangen van commerciële e-mail. U mag de vakjes op een inschrijfformulier dus niet vooraf aanvinken.
  • Op de inschrijfpagina communiceert u duidelijk dat u het e-mailadres gebruikt voor het verzenden van commerciële e-mail. Vraag geen toestemming via de Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement, want dit geldt simpelweg niet als toestemming. Er is tenslotte niemand die deze voorwaarden leest.
  • U dient bij nieuwsbrieven aan te geven wat de frequentie van het e-mailverkeer is. Daarnaast is het noodzakelijk om te vermelden dat u via deze nieuwsbrief gaat adverteren. Als u aangeeft hoe vaak en met welke informatie u de ontvanger gaat mailen, levert dit bovendien meer inschrijvingen op. Kortom: communiceer ‘what’s in it for them’.
  • Reclamemails mogen geen bijlagen bevatten die groter zijn dan 150 kB. U dient bovendien de omvang van het bestand en het bestandstype erbij te vermelden.
  • Vermeld duidelijk de afzender.

Wat te doen met bestaande klanten?
Als u al toestemming hebt van een ontvanger, hoeft u geen actieve toestemming meer te vragen voor verzending van daaropvolgende commerciële e-mails. Deze regel geldt echter alleen onder de volgende voorwaarden:

  • De inhoud van de mail omvat vergelijkbare producten of diensten als waar de ontvanger zich voor heeft aangemeld. De ontvanger moet dus logischerwijs kunnen bedenken dat dit tot uw aanbod hoort.
  • U hebt het e-mailadres verkregen via verkoop of doordat het later is aangevuld door de klant. U mag het dus niet in uw bezit hebben gekregen via een extern bestand.
  • Bij het verkrijgen van het e-mailadres hebt u aan­gegeven dat u het gebruikt voor commerciële e-mail.
  • Bij het verkrijgen van het adres hebt u de mogelijkheid tot afmelden aangeboden.

Wat heeft de toekomst in petto?
De bovenstaande regelgeving is natuurlijk niet het eindstation op het gebied van schone en klant­vriendelijke marketing. Voor de nabije toekomst staat ons bijvoorbeeld nieuwe Europese wet­geving te wachten op het gebied van cookies. Waarschijnlijk zal de ontvanger straks ook op dit gebied goedkeuring moeten geven, voordat een adverteerder gebruik mag maken van zijn gegevens. Ook op offlinegebied zijn wellicht nieuwe regels te verwachten. Een gedragscode voor fysieke post bijvoorbeeld. Vreemd genoeg kan deze post nog te pas en te onpas worden verzonden. Koop een bestand en u kunt iedereen post sturen die u wilt. Het zou niet meer dan logisch zijn als OPTA hier ook werk van maakt. Simpelweg om de kwaliteit van de branche te verbeteren. Met gerichte en efficiënte communicatie voor de verzender, en minder irritatie bij de ontvanger. Net als bij de Code E-mail.

Klik hier om de complete Code E-mail te lezen

Voorkom irritatie; vermijd de blacklist
De meeste klachten die binnenkomen bij de OPTA zijn een verstopte afmeldlink en mails met een onbekende afzender. Het mogelijke gevolg? De ontvanger merkt u aan als spam, waardoor u kans loopt om op de blacklist van e-mailproviders te komen. Wanneer de OPTA veel klachten over u ontvangt, riskeert u bovendien een flinke boete. Met de volgende tips voorkomt u dit.

  • Zorg voor een duidelijke en laagdrempelige afmeldlink, waarbij de ontvanger niet eerst hoeft in te loggen.
  • Geef duidelijk aan waarom de ontvanger de mail ontvangt (bijv. ‘U hebt u ingeschreven voor …’ of ‘U hebt deelgenomen aan onze wedstrijd’.)
  • Geef duidelijk aan dat u de afzender bent van de mail. In het Van-veld moet altijd uw naam als bestands­eigenaar staan.
  • Zorg voor een functioneel en werkend reply-adres. No-reply-adressen zijn niet meer toegestaan.
  • Uw commerciële boodschap mag niet misleidend of gecamoufleerd zijn. Reclame via e-mail moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn door opmaak, presentatie en inhoud.
LinkedInDelen